Cegah Dokumen Penting Hilang, DWP Kutim Latih Anggota Kelola Arsip Keluarga dan Digitalisasi

Sangatta News — Dharma Wanita Persatuan (DWP) Kabupaten Kutai Timur (Kutim) bergerak memperkuat budaya tertib administrasi, mulai dari lingkup terkecil hingga organisasi. Langkah ini diwujudkan melalui Sosialisasi Pengelolaan Arsip Keluarga yang digelar Bidang Pendidikan DWP Kutim di Gedung Wanita, kawasan Perkantoran Bukit Pelangi, Sangatta, Selasa (21/7/2026).

Agenda yang diikuti jajaran pengurus dan anggota DWP dari tingkat Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) hingga Kecamatan ini bertujuan membuka wawasan tentang krusialnya tata kelola dokumen yang efektif, aman, dan berkelanjutan.

Ketua DWP Kutim, Ny. Lisnawaty Rizali Hadi, menyoroti masih maraknya anggapan keliru yang memandang arsip sekadar tumpukan kertas tak terpakai di dalam lemari. Padahal, arsip merupakan rekam jejak identitas, alat bukti hukum sah, serta sumber informasi vital.

“Dokumen penting seperti akta kelahiran, ijazah, buku nikah, hingga sertifikat tanah harus dikelola secara terstruktur. Ini penting agar saat dibutuhkan bisa cepat ditemukan dan terhindar dari risiko rusak atau hilang. Prinsip tertib ini juga berlaku mutlak di ranah organisasi,” ujar Lisnawaty.

Ia menguraikan, kearsipan yang rapi di tubuh organisasi akan mempermudah rantai regenerasi kepengurusan, memperkuat akuntabilitas, serta merekam jejak langkah DWP dari masa ke masa.

Di era berbasis teknologi saat ini, Lisnawaty turut mendorong para anggota DWP untuk mulai beralih ke sistem kearsipan digital. Menurutnya, alih media digital sangat diperlukan sebagai langkah proteksi ganda (backup) yang jauh lebih praktis dan mudah diakses.

“Melalui sistem arsip yang terstruktur, efektivitas administrasi organisasi akan melonjak dan keberlanjutan informasi tetap terjaga meski terjadi pergantian kepemimpinan,” tegasnya.

Hadir sebagai narasumber utama dalam sosialisasi ini, Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim, Anjar Rahmawati. Lewat pembekalan ini, DWP Kutim berharap seluruh peserta tidak hanya menyerap teori, tetapi langsung menerapkannya di rumah tangga dan unit kerja masing-masing demi mewujudkan organisasi yang profesional, transparan, dan akuntabel.